03150, Украина, город Киев

ул. Антоновича, 172, этаж 11, офис 1118

profit.consul@gmail.com
firmprofit-consul
+38 (068) 958 56 23
+38 (044) 303 92 29
Показать меню
Восстановление утраченных документов

Восстановление утраченных документов

Что делать в случае утраты первичных документов по начислению налогового кредита?

Восстановление утраченных документов

Ни один налогоплательщик не застрахован от неприятностей, связанных с утратой или повреждением налоговых накладных, таможенных деклараций и других документов, позволяющих сформировать налоговый кредит. Зачастую, такое может случиться в следствие стихийного бедствия, аварии на предприятии, пожара или халатности должностных лиц предприятий либо работников.

Сложившаяся ситуация может быть неприятной, однако не является критичной и может быть исправлена слаженными и правильными действиями налогоплательщика, которые мы хотим изложить в данной статье.

Утрата первичных документов регулируется п. 44.5 НКУ. Выйти из ситуации, связанной с утратой документов можно следующим образом:

1. Для начала, необходимо в 5-ти дневный срок со дня установления факта утраты документов письменно уведомить об этом соответствующий контролирующий орган. Достаточно будет уведомить орган Государственной фискальной службы Украины (ГФСУ) по месту регистрации налогоплательщика;

2. Далее, Налоговый кодекс Украины предусматривает восстановление утраченных документов налогоплательщиком в течение 90 дней и их дальнейшее предоставление в ГФСУ по месту регистрации. При этом, если вследствие отсутствия документов, контролирующим органом невозможно проведение документальной проверки, то такая налоговая проверка переносится в пределах 90-дневного срока. По нашему мнению, срок предоставления утраченных документов можно «растянуть» до окончания налоговой проверки, а документы, обозначенные органами ГФСУ как «отсутствующие», согласно п.2 ст.44.7 дают возможность предоставления налогоплательщиком этих документов в течение 5 рабочих дней со дня получения акта. Если уже этот срок пропущен, тогда считается, что такие документы отсутствуют, что приводит к соответствующим юридическим последствиям в виде наложения штрафных санкций.

Если существует возможность восстановить утраченные документы, то мы рекомендуем не затягивать и предоставить их после окончания документальной проверки и до принятия решения в виде акта.

Также есть смысл предположить, что у некоторых налогоплательщиков могут возникнуть предположения, что не уточнять показатели налоговой отчетности по НДС можно вплоть до вынесения контролирующим органом письменного уведомления о проведении такого сложного, во всех аспектах процесса, как «документальная внеплановая проверка». Тем самым, дотянув до срока давности подачи отчетных документов (1095 дней п.102.1 НКУ) и забыть о восстановлении. Но это налогоплательщик делает на свой страх и риск, т.к. в связи с этим могут возникнуть проблемы с контролирующими органами.

Восстановить документы можно следующим образом:

Проще всего восстановить документы путем оформления дубликата.

Дубликаты оригиналов налоговых накладных и счетов за услуги могут быть восстановлены путем обращения к контрагентам с соответствующей просьбой. В таком случае необходимо отправить письменный запрос такому контрагенту, а он в свою очередь выписывает предприятию налоговые накладные либо счета за услуги с надписью «дубликат».

Процедура восстановления документов включает в себя следующие этапы:

1) Для начала руководителю субъекта хозяйствования необходимо письменно уведомить соответствующий орган ГФСУ и зафиксировать факт утраты или повреждения документов.

2) Следующим этапом будет издание приказа руководителем, в котором ему необходимо указать о назначении специальной комиссии, которая будет заниматься расследованием причин пропажи либо уничтожения отсутствующих документов, а так же установлением их перечня. Для полного выяснения всех деталей расследования комиссией возможно привлечение к работе представителей пожарного надзора и следственных органов.

3) По результатам проделанной работы комиссия оформляет Акт, который подписывает руководитель. Акт должен содержать причины и объяснения виновных относительно утраты или повреждения документов. Составляется такой Акт в произвольной форме.

4) Копию акта в течение 10 дней со дня его составления необходимо отправить в соответствующий орган ГФСУ.

Действующим законодательством предусмотрена ответственность для лиц, виновных в утрате первичных документов.

В случае утраты документов по вине работника, такому работнику грозит дисциплинарное взыскание и привлечение к материальной ответственности, которая не может превышать его месячного заработка. А вот должностные лица могут понести как уголовную так и административную ответственность.